Вы используете должностную инструкцию?

Сразу уточню, не ту, что скачана из Интернета. Не ту, что по объему составляет 2-5 страниц. И уж конечно не ту, в которой написаны общие фразы в размытых формулировках. Например: беречь вверенное имущество. Какое именно имущество? Что такое беречь? А если я его сломал, да еще и не специально? А если украли? Кто проверяет, что сберег? Как часто? Какие последствия, если не уберег. Скучно, скажете вы. Возможно, только экономически очень эффективно.

Должностная инструкция (правильная) сэкономит вам от 2 часов в неделю

На каждого вашего сотрудника! Давайте посчитаем где и на чем. И начать предлагаю с затрат на ее создание и внедрение. Расходные статьи для создания должностной инструкции:

• Создание хорошей должностной инструкции (15-25 листов) у не профессионала займет суммарно от 9 до 18 часов. Это проверено на опыте клиентов.
• Чтобы ее внедрить в жизнь понадобится еще 2-3 часа чистого времени. А это не автопилотный процесс. Попытка внедрить через: держи, прочитай и теперь мы так работаем… Может не увенчаться успехом.

Перейдем к «доходным статьям»

Вначале о прямой (явной) экономии. Я давно занимаюсь вопросом оптимизации времени для ТОП-менеджеров и собственников бизнеса. И в 90% случаев использую хронометраж как инструмент для диагностики. Если посмотреть на времязатраты для сопровождения 1 сотрудника в неделю. Выйдет цифра около 2,5-3 часов (30-60 минут в день) на каждого вашего подчиненного.

Это если честно посчитать все отвлечения (от этого сотрудника), обработку писем, решения вопросов (с ним же), переделку работы (за него же) и т.п. Не верите, сделайте сквозной личный хронометраж в течение 5 дней.
Что дает должностная инструкция + правильное сопровождение сотрудника

2,5 – 3 часа можно сократить до 30 минут в неделю суммарно. При этом не потерять качество управления, а даже улучшить. Проверено на себе и клиентах. Чистая экономия — 2 часа в неделю на сотрудника. Возникают резонные вопросы, на что его потратить и как это происходит. Давайте по порядку:

За счет чего возникает экономия:

Фактически (на мой взгляд), хорошая должностная инструкция, это финальная часть внедренного процессного подхода. Выжимка для сотрудника. Что это дает:

1. Становится понятно «за что» и «где» я (как сотрудник) отвечаю. Сокращается количество вопросов (со стороны сотрудника) и дерганий вас, как руководителя
2. Уменьшается количество брака (сбоев, недоработок, простоев, рекламаций). То, что японцы называют «муда» (слово хорошее).
3. Растет управляемость «в отсутствии шефа». Многое изложено, что делать понятно. И главное спросят за то, что надо сделать…
4. Понятно как, кто и кого (что) контролирует. Можно перейти к низкозатратной схеме «горизонтального контроля» без отдельных контроллеров-сотрудников.
5. Вы обучаете 1 раз блокам стандартных работы, а дальше это работает с минимальным вашим сопровождением. Так называемое «решение навсегда».
6. Возникают приятные «побочные эффекты»: снижается текучесть кадров, растет коэффициент адаптации новых сотрудников, увеличивается количество довольных клиентов (NPS, это для тех кто любит красивые показатели) и рентабельность компании (EBITDA).

На что потратить сэкономленное:

На развитие своих же сотрудников, на наставничество, тренировку и воспитание, на улучшение вашего участка бизнес-системы. Перейти от текучки к стратегии. Если (вдруг), вам кажутся цифры экономии 2 часа в неделю на сотрудника не впечатляющими,

давайте это переведем в деньги:

Сделайте свою фактическую калькуляцию…

• Предположим вы руководитель в г. Х со средней зарплатой 30 000 рублей в месяц.
• Ваша совокупная стоимость владения (тема прошлой заметки-письма) составляет 30 000 * 2 = 60 000 рублей.
• При 172 часовом месяце ваш час «стоит» 348 рублей
• Предположим у нашего руководителя 5 подчиненных сотрудников. При экономии 2 часа в неделю на каждого (8 часов в месяц), суммарно мы сэкономим 8 * 5 = 40 часов в месяц. Которые можно пустить на более важные вопросы или добавить еще 1-2 сотрудников под этого руководителя.
• В деньгах наша экономия составит 348 * 40 = 13 920 рублей в месяц.
• При средних затратах на создание и внедрение должностной инструкции (см. выше) около 17 часов. Мы имеем затраты на старте 17 * 348 = 5 916 рублей.
• Окупаемость составит менее 2-х недель. А экономический эффект от 161 124 рубля в год.