Чем может быть занят ваш сотрудник?

Напишите ваш вариант классификации занятости прежде чем начнете читать дальше. А в моей версии все достаточно просто:

Делом или фигней

Критерии «дела» очень просты. Дело — это занятость в одном из трех направлений:

• Нужный для компании фрагмент бизнес-процесса. Например, принять обращение клиента (звонок, e-mail, заявка через сайт).
• Продвигает вперед нужный для компании или клиента компании проект (обеспечивает прогресс по нему). Подготовка технического задания для нового сайта, выполнение работ в рамках проекта будет относиться к этому блоку.
• Создает ценность для клиента. Например, угостить чашечкой кофе уставшего клиента. Пусть даже это и не написано в каком-либо бизнес-процессе (должностной инструкции).

У дела чаще всегда есть осязаемый «сухой остаток» (результат). Довольный клиент, полученная прибыль, выявленные потребности потенциального клиента, подготовленный счет и т. п. Все остальное «фигня». Вопрос для самоконтроля

Какие «сухие остатки» были у вас вчера? 

Тренируйтесь видеть результаты, а не только загруженность и наработанные «моточасы». Как у себя, так и у своих коллег. А я вспомню вместе с вами для примера сухие остатки вчерашнего дня:

1. Сделал зарплатную схему для инженера-эксперта под свой новый бизнес-проект
2. Переслал видеообращение для партнера и снял вопросы по нему
3. Помог набросать задачи для маркетолога на неделю Генеральному директору нового проекта
4. Провел обучение, снял вопросы и прояснил бизнес-модель нового проекта 3-м сотрудникам
5. Сделал конкурс для клиента на офис-менеджера. Пришло 15 кандидатов, отобрали в финале 3-х, выбрали по итогам 1 (самого подходящего). Клиент доволен, сотрудник соответствует профилю должности, цель достигнута
6. Провел первую сессию с клиентом, набросали задачи на неделю, разобрали систему сбалансированных показателей и наметили направления работы
7. Позанимался с младшим сыном, начали читать слова из шести букв. Прочитал около 20 слов.
8. Договорился на встречу с клиентом в понедельник на 13.00. Предварительно созвонимся.

Это если сильно не напрягаться. А сколько пунктов получилось у вас? Для ясности картины я подчеркнул основные «сухие остатки». А вам предложил бы подключить правило:

Прежде чем нагружать сотрудников, проясните для себя «сухой остаток»

Этой деятельности, загруженности, занятости. Что будет на выходе? Теперь можно двигаться дальше по теме письма. И я бы выдвинул следующий тезис:

Любая компания = процессы + проекты (и подчинённые им задачи) 

Процессы повторяются с определенной частотой, практически в неизменном виде. Вариация присутствует, но она не значительная. Подготовить коммерческое предложение, исходящее письмо, проконтролировать результаты за день.

Проекты создают что-то уникальное (на выходе) и имеют всегда ограничение по времени. Отремонтировать квартиру, сделать новый сайт, запустить партнерскую программу. Тогда деятельность сотрудника (из разряда «дела») можно отнести к процессам или проектам. А задачи сотрудника разделить на процессные и проектные. Вот теперь мы готовы к рассмотрению

Классификации задач сотрудника

1. Процессные (не коммерческие) регулярные задачи. Описываются один раз в должностной инструкции. Ни в коем случае не надо их «дублировать» (если написали должностную инструкцию) в системе контроля и постановки поручений (СК и ПП, Мегаплан, MS Outlook или аналоги). Контроль выборочный, через чек-листы (акцент на «сухой остаток») сотрудника и управленческие ритуалы.
2. Процессные задачи коммерческих (и не только) сотрудников, связанные с блоком «продажи и продвижение». Если умничать, это вся регулярная активность по воронке продаж вашей компании. Чем они отличаются от 1 разновидности задач? Их надо по-другому контролировать. И это скорее будет механизм работы со сделками в CRM-системе. Тут нужна история или по-другому досье клиента. В XXI веке без этого никак… Сделать звонок, пригласить на встречу, подготовить коммерческое предложение, ответить на заявку (обращение) клиента и т. п. Вы Ѝ аверное знаете как любят «терять» такие задачи наши доблестные коллеги из отдела продаж.
3. Проектные задачи под внутренние проекты (нужные компании) . Это могут быть стратегические задачи компании, проекты реконструкции (чего-либо) и реорганизации. Ставятся в СК и ПП. Контроль по фильтрам (представлениям) в той же СК и ПП, скорее еженедельный. Для примера: подготовить техническое задание для новой целевой страницы (с целью последующего выбора подрядчика).
4. Проектные задачи по внешним проектам (нужные вашему клиенту). Тут уже все зависит от специфики компании. Если вы строительная фирма, то закупка материалов для проекта будет относиться к этому блоку. Иерархия для порядка в голове: клиент — сделка (и) — проект (ы) — задачи в рамках проекта. Механика работы с такими задачами через СК и ПП. При этом в системе контроля и постановки поручений должен быть функционал проектного менеджмента. Контроль еженедельный, по фильтрам и в рамках проектных планерок.
5. Задачи связанные с отклонениями. Сбоями, косяками, рекламациями, внутренним и внешним браком. Бывает же? Почему это не отнести к одному из видов задач, представленных выше. Да потому что эти задачи бывают проектными. Если «сбой» не типовой, вы с таким раньше не сталкивались. Равно и наоборот, 85% брака «встроено» в процесс. Мы для этих «творческих моментов» разрабатываем «Протокол анализа отклонения» по спецформе, назначаем ответственных, включаем задачи в СК и ПП. Разрабатываем корректирующие и предупр еждающие действия (это уже из системы менеджмента качества).

Это для вас очень сложно? 

Тогда у меня житейский совет. Прекращайте заниматься бизнесом или руководством, идите в исполнители. Это простая управленческая «арифметика». С ней нужно научиться работать. И ставится все вышеперечисленное (по моему опыту) за 2–3 месяца. А буксует в 90% случаев на уровне руководителей, а не сотрудников. Ну а если нет времени или сами не справитесь, зовите на помощь:

• Продадим идею коллективу и заручимся поддержкой ключевых сотрудников
• Создадим и внедрим сильные стандарты
• Наладим систему контроля и постановки поручений (СК и ПП) + CRM на базе «Мегаплан»
• Напишем вместе и внедрим процессные должностные инструкции
• Поправим работу с отклонениями

По другому в кризис нельзя.