|
Чем может быть занят ваш сотрудник? Напишите ваш вариант классификации занятости прежде чем начнете читать дальше. А в моей версии все достаточно просто: Делом или фигней Критерии «дела» очень просты. Дело — это занятость в одном из трех направлений: - Нужный для компании фрагмент бизнес-процесса. Например, принять обращение клиента (звонок, e-mail, заявка через сайт).
- Продвигает вперед нужный для компании или клиента компании проект (обеспечивает прогресс по нему). Подготовка технического задания для нового сайта, выполнение работ в рамках проекта будет относиться к этому блоку.
- Создает ценность для клиента. Например, угостить чашечкой кофе уставшего клиента. Пусть даже это и не написано в каком-либо бизнес-процессе (должностной инструкции).
У дела чаще всегда есть осязаемый «сухой остаток» (результат). Довольный клиент, полученная прибыль, выявленные потребности потенциального клиента, подготовленный счет и т. п. Все остальное «фигня». Вопрос для самоконтроля Какие «сухие остатки» были у вас вчера? Тренируйтесь видеть результаты, а не только загруженность и наработанные «моточасы». Как у себя, так и у своих коллег. А я вспомню вместе с вами для примера сухие остатки вчерашнего дня: - Сделал зарплатную схему для инженера-эксперта под свой новый бизнес-проект
- Переслал видеообращение для партнера и снял вопросы по нему
- Помог набросать задачи для маркетолога на неделю Генеральному директору нового проекта
- Провел обучение, снял вопросы и прояснил бизнес-модель нового проекта 3-м сотрудникам
- Сделал конкурс для клиента на офис-менеджера. Пришло 15 кандидатов, отобрали в финале 3-х, выбрали по итогам 1 (самого подходящего). Клиент доволен, сотрудник соответствует профилю должности, цель достигнута
- Провел первую сессию с клиентом, набросали задачи на неделю, разобрали систему сбалансированных показателей и наметили направления работы
- Позанимался с младшим сыном, начали читать слова из шести букв. Прочитал около 20 слов.
- Договорился на встречу с клиентом в понедельник на 13.00. Предварительно созвонимся.
Это если сильно не напрягаться. А сколько пунктов получилось у вас? Для ясности картины я подчеркнул основные «сухие остатки». А вам предложил бы подключить правило: Прежде чем нагружать сотрудников, проясните для себя «сухой остаток» Этой деятельности, загруженности, занятости. Что будет на выходе? Теперь можно двигаться дальше по теме письма. И я бы выдвинул следующий тезис: Любая компания = процессы + проекты (и подчинённые им задачи) Процессы повторяются с определенной частотой, практически в неизменном виде. Вариация присутствует, но она не значительная. Подготовить коммерческое предложение, исходящее письмо, проконтролировать результаты за день. Проекты создают что-то уникальное (на выходе) и имеют всегда ограничение по времени. Отремонтировать квартиру, сделать новый сайт, запустить партнерскую программу. Тогда деятельность сотрудника (из разряда «дела») можно отнести к процессам или проектам. А задачи сотрудника разделить на процессные и проектные. Вот теперь мы готовы к рассмотрению Классификации задач сотрудника - Процессные (не коммерческие) регулярные задачи. Описываются один раз в должностной инструкции. Ни в коем случае не надо их «дублировать» (если написали должностную инструкцию) в системе контроля и постановки поручений (СК и ПП, Мегаплан, MS Outlook или аналоги). Контроль выборочный, через чек-листы (акцент на «сухой остаток») сотрудника и управленческие ритуалы.
- Процессные задачи коммерческих (и не только) сотрудников, связанные с блоком «продажи и продвижение». Если умничать, это вся регулярная активность по воронке продаж вашей компании. Чем они отличаются от 1 разновидности задач? Их надо по-другому контролировать. И это скорее будет механизм работы со сделками в CRM-системе. Тут нужна история или по-другому досье клиента. В XXI веке без этого никак… Сделать звонок, пригласить на встречу, подготовить коммерческое предложение, ответить на заявку (обращение) клиента и т. п. Вы Ѝ аверное знаете как любят «терять» такие задачи наши доблестные коллеги из отдела продаж.
- Проектные задачи под внутренние проекты (нужные компании) . Это могут быть стратегические задачи компании, проекты реконструкции (чего-либо) и реорганизации. Ставятся в СК и ПП. Контроль по фильтрам (представлениям) в той же СК и ПП, скорее еженедельный. Для примера: подготовить техническое задание для новой целевой страницы (с целью последующего выбора подрядчика).
- Проектные задачи по внешним проектам (нужные вашему клиенту). Тут уже все зависит от специфики компании. Если вы строительная фирма, то закупка материалов для проекта будет относиться к этому блоку. Иерархия для порядка в голове: клиент — сделка (и) — проект (ы) — задачи в рамках проекта. Механика работы с такими задачами через СК и ПП. При этом в системе контроля и постановки поручений должен быть функционал проектного менеджмента. Контроль еженедельный, по фильтрам и в рамках проектных планерок.
- Задачи связанные с отклонениями. Сбоями, косяками, рекламациями, внутренним и внешним браком. Бывает же? Почему это не отнести к одному из видов задач, представленных выше. Да потому что эти задачи бывают проектными. Если «сбой» не типовой, вы с таким раньше не сталкивались. Равно и наоборот, 85% брака «встроено» в процесс. Мы для этих «творческих моментов» разрабатываем «Протокол анализа отклонения» по спецформе, назначаем ответственных, включаем задачи в СК и ПП. Разрабатываем корректирующие и предупр еждающие действия (это уже из системы менеджмента качества).
Это для вас очень сложно? Тогда у меня житейский совет. Прекращайте заниматься бизнесом или руководством, идите в исполнители. Это простая управленческая «арифметика». С ней нужно научиться работать. И ставится все вышеперечисленное (по моему опыту) за 2–3 месяца. А буксует в 90% случаев на уровне руководителей, а не сотрудников. Ну а если нет времени или сами не справитесь, зовите на помощь: - Продадим идею коллективу и заручимся поддержкой ключевых сотрудников
- Создадим и внедрим сильные стандарты
- Наладим систему контроля и постановки поручений (СК и ПП) + CRM на базе «Мегаплан»
- Напишем вместе и внедрим процессные должностные инструкции
- Поправим работу с отклонениями
По другому в кризис нельзя. |
)
